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Les grands traitements de texte disponibles sur le marché sont des produits très performants, tenant compte des exigences des professionnels de l'édition. Logiquement, un texte conçu à l'aide d'un traitement de texte est aisé à modifier par un professionnel de la composition.
Las, 90 % des rédacteurs utilisent leur ordinateur comme une simple machine à écrire. Même si leur texte apparaît bien mis en page lorsqu'ils l'impriment, le fichier correspondant n'est qu'un fatras de tabulations et de retours à la ligne. Destiné à être publié dans un livre ou une revue, ce texte posera des tas de problèmes à l'éditeur.
Le meilleur conseil que l'on puisse donner au rédacteur est de suivre les leçons du didacticiel qui accompagne son traitement de texte. En effet, le bon usager de l'informatique accepte de perdre un peu de temps au début pour en gagner beaucoup ensuite.
À défaut de suivre ce conseil, on lira attentivement les règles qui suivent, conçues pour Word 6 et Word 7 et présentées alphabétiquement.
N'utiliser la touche Enter que pour marquer la fin d'un paragraphe, jamais pour produire des lignes blanches ou un interligne (cf. Format-Paragraphe).
Un paragraphe se définit matériellement comme un ensemble de lignes entre deux retours à la ligne (cf. Enter). À l'intérieur d'un même paragraphe, c'est l'ordinateur qui gère les fins de ligne.
La mise en page du paragraphe (retrait, alignement, interligne, espace avant et après, etc.) se définit à l'aide de la commande Format-Paragraphe ou, à la rigueur, en cliquant sur les boutons et en utilisant la règle du haut de l'écran (activer Affichage-Règle).
Il faut donc utiliser Format-Paragraphe pour :
Format-Paragraphe s'applique au paragraphe sur lequel est placé le curseur et à tous ceux qui seront créées ensuite. En cas de sélection d'un fragment du texte, Format-Paragraphe s'applique à tous les paragraphes sélectionnés.
Il est conseillé de mémoriser les présentations répétitives dans un "style", associé à un "modèle" .
La possibilité de créer des modèles de document est l'une des principales caractéristiques des traitements de texte. Un modèle de document est un fichier où l'on a déjà enregistré certaines données, à savoir :
Dans Word, l'extension des fichiers modèles est *.dot. Par défaut, Word n'utilise qu'un modèle très basique nommé normal.dot.
Pour créer un modèle personnalisé, il suffit - au début de son travail - d'activer Fichier-Nouveau et de cocher l'option Modèle. En fin de travail, on peut aussi sauvegarder un document comme modèle en activant Fichier-Enregistrer sous et en précisant ensuite le type de fichier (soit "modèle de document" *.dot).
Les notes doivent être insérées dans le texte à l'aide de la commande Insertion-Notes.
C'est le traitement de texte qui gère automatiquement la numérotation en fonction de paramètres définis dans Insertion-Notes-Options. L'avantage est que vous pouvez déplacer, ajouter ou supprimer une note sans que cela porte à conséquence.
Il est indispensable de faire apparaître tous les caractères non imprimables (tabulation, espace, paragraphe, etc.), de manière à visualiser ce que l'on fait.
Lorsqu'un certain type de présentation est répétitif ou vous paraît utile, vous pouvez en mémoriser les données dans un style, associé au modèle actif. Pour ce faire, il convient d'utiliser la commande Format-Style.
Dans Word, les styles peuvent être activés dans le menu déroulant présent dans le coin supérieur gauche. Il est plus pratique de leur associer un "raccourci clavier" arbitraire (p.ex. CTRL T1 pour un titre de niveau 1) via la commande Format-Style-Touche de raccourci.
Pour transformer des colonnes tabulées en tableau, utiliser Tableau-Convertir texte en tableau.
Pour créer un tableau complexe, utiliser la commande Tableau-Insérer tableau.
N'utiliser la touche Tabulation que pour produire un tableau élémentaire (cf. tableau). Ne jamais l'utiliser pour marquer un retrait en tête de paragraphe (cf. Format-Paragraphe).
Pour bien visualiser la place des taquets de tabulation, activer Affichage-Règle.
Pour insérer ou déplacer des taquets de tabulation, cliquer dans la règle ou utiliser Format-Tabulation.
La gestion des numéros de titre est bien plus aisée si dans le modèle, on leur attribue des styles particuliers). Cette procédure permet de générer automatiquement des tables des matières (Insertion-Tables et index).
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